Estudio de Existencia
Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene
depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones
específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento. Las existencias también se denominan stocks o inventarios; los dos términos se pueden considerar como sinónimos.
Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes
tipos de existencias en función de su utilidad o de su posición en el
ciclo de aprovisionamiento. Cada empresa debe analizar sus existencias
en relación a su variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerdo a
las características que cada articulo o grupo de artículos presenta, con
el fin de facilitar el control. También se debe estar al tanto de su
movimiento o detención, y lograr renovaciones adecuadas en relación a la
necesidad que se tenga de cada articulo.La empresa dedica una parte de
sus recursos a mantener un cierto nivel de existencias, ya que la
gestión de las mismas genera una serie de costes relevantes
económicamente.
La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:
- Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin
productos si hay un incremento inesperado de la demanda, ya que esto
podría provocar que algunos clientes se fueran a la competencia.
- Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de
producción y distribución cuando la demanda dependa de la época del año.
Por ejemplo, una empresa que fabrica abrigos tiene demanda en los meses
de invierno; por tanto, durante los meses de primavera y verano fabrica
e incrementa las existencias.
- Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en
gran cantidad. Aprovechar esta oportunidad contribuye a reducir los
costes de los productos.
- En general, las existencias de la empresa permiten compatibilizar
mejor los ritmos de compras, producción y ventas, suavizando las
diferencias; de esta forma se puede aprovechar mejor las oportunidades
de negocio y reducir el efecto negativo de las amenazas (inflación,
incremento inesperado de la demanda, incumplimiento en el plazo de
entrega, etc.).
Clasificación de Existencias
Cada almacén trabaja con productos clasificados según su uso y movimiento,el proceso productivo y su obtención :
Según su uso y movimiento: Son materiales de
uso cierto y constante que deben existir permanentemente en los
almacenes y cuya renovación se regula en función del consumo y el tiempo
de demora en contar con ellos. Se pueden descomponer en diversos
almacenes, a saber:
- Materias Primas: Se trata del almacenaje de materiales (
acero, harina, madera,etc.)utilizados para hacer los componentes del
producto terminados.
- Componentes: Son aquellas partes o submontajes que se incorporan al producto final.
- Materiales obsoletos : formado por materiales declarados
fuera de uso, que no tienen movimiento o posibilidades de consumo, por
haberse dejado de utilizar en la empresa. Su permanencia en los
almacenes causan gastos y perdidas a la empresa por los espacios que
ocupan.
- Materiales para consumo y reposición: Tales como
combustibles, lubricantes,aceites, productos de limpieza, repuestos y
productos para el mantenimiento,material de oficinas,etc.
- Embalajes y envases: Los necesarios para el transporte y
manutención en condiciones adecuadas, como son los pallets, cajas,
jaulas, bastidores u otros tipos de contenedores.
Según el proceso productivo: Son productos
que provienen de planta, en general son los artículos que se originan
en las fases de fabricacion y salen de la línea de producción; es decir
son los productos que fabrica la empresa. Se pueden descomponer en los
siguientes almacenes:
- Productos en curso de fabricación:Se trata de materiales y
componentes que están experimentando transformaciones o que están
esperando en la planta entre dos operaciones consecutivas de su proceso
de fabricación.
- Productos semiterminados: Son aquellos que han sufrido ya
parte de las operaciones de producción y cuya venta no tendrá lugar
hasta tanto no se complete dicho proceso productivo.
- Productos terminados: Son los artículos finales destinados bien al consumo final, bien a su utilización por otras empresas.
- Existencias sobrantes :Constituyen existencias sobrantes
todos aquellos artículos que estando en buen estado no son necesarios.
Estas existencias deben salir del almacén, bien sea utilizándolo de otro
modo al que en principio estaba destinado, o bien, si es posible,
devolviéndolo al proveedor, o si no hay otra solución, tirándolo. Estos
artículos no deben ser abandonados indefinidamente en el almacén.
- Subproductos: De carácter accesorio y secundario a la
fabricación principal. Se incluyen los residuos obtenidos en los
procesos de fabricación.
Según su obtención: Son artículos adquiridas en el extranjero y productos nacionales por medio de la subcontratación.
Criterios de valoración de las salidas del almacén
Las entradas de existencias en el almacén se valoran por su precio de
adquisición o coste de producción, pero esas existencias van a salir
paulatinamente del almacén, bien para ser vendidas, bien para
incorporarse al proceso productivo. Cuando el precio de adquisición o
coste de producción de todas las existencias que entran en el almacén es
el mismo no hay ninguna dificultad para valorar las existencias que
salen del almacén (no confundir con el precio de venta), y por tanto el
valor que tienen las existencias que al final del ejercicio permanecen
en el almacén.
El problema surge por los diferentes precios de adquisición o costes de
producción de las existencias. ¿Cómo establece la empresa el valor de
las existencias que salen del almacén y por tanto de las que quedan?
Cuando las existencias tienen un alto valor unitario y están
identificadas individualmente, la empresa llevará un control
individualizado de ellas y por tanto no tiene que utilizar ningún
criterio para valorar las salidas del almacén porque conocerá qué unidad
está saliendo y por tanto cuál es su precio de adquisición, y esa va a
ser la valoración utilizada para contabilizar la salida de almacén.
Pero cuando el inventario está compuesto por existencias que
tienen un valor relativamente bajo y las entradas en el almacén se han
producido a distintos precios de adquisición o costes de producción y
las existencias no tienen un tratamiento individualizado (por el coste
muy elevado), para determinar el valor de las que salen del almacén se
ha de utilizar un criterio de valoración de existencias.
La normativa vigente propone y recomienda unos criterios de valoración
para los casos en que las normas del precio de adquisición y del coste
de producción son insuficientes para valorar individualmente las
existencias de la empresa. Se trata de los criterios PMP, FIFO y LIFO,
tres métodos diferentes que permiten calcular ordenadamente el valor de
las existencias almacenadas por la empresa en cualquier momento y
situación.
- Criterio PMP (Precio Medio Ponderado). Consiste en calcular
el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas
ponderadas según sus cantidades. Si p es el precio o valor y q la
cantidad de existencias o de producto entrante, el PMP se calcula de la
siguiente manera: Las entradas se registran a su valor y las existencias
y las salidas al PMP correspondiente.
- Criterio FIFO (acrónimo de su denominación en inglés First In, First Out:
primera entrada, primera salida). El valor de salida de los productos
del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron.
De esta forma, las existencias salen del almacén valoradas en el mismo
orden en que entraron. Las existencias se registran a su valor de
entrada respetando el orden cronológico.
- Criterio LIFO (corresponde al acrónimo en inglés de Last In, First Out:
última entrada, primera salida). El valor de la salida de las
existencias es el precio de las últimas que entraron. Así, las
existencias salen del almacén valoradas en orden inverso al que
entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada, respetando
también el orden cronológico.
De forma general, con estos criterios de valoración de las
existencias que permite la legislación mercantil (según el Plan General
de Contabilidad), las entradas se valoran a precio de adquisición o a coste de producción y las salidas según el criterio de valoración empleado (PMP, FIFO o LIFO).
Codificación e identificación de las existencias
La primera cuestión que viene a la mente cuando se trata de
establecer una organización de cualquier almacén, es la determinar el
método que sera preciso adoptar para identificar y poder seguir , paso a
paso, cada existencia de material almacenado. Por tanto, se
necesita establecer una nomenclatura que sirva para identificar y
clasificar el tipo de existencia , indicando el material que la componen
y sus particulares características.
Codificación de los materiales
Es evidente la necesidad de administrar
técnicamente un proceso de codificación y nomenclatura dentro de la
empresa, que permita clasificar los inventarios acorde a características
comunes o propias de los materiales y su comportamiento en los flujos
de distribución de los materiales durante todas las fases de recepción,
almacenaje, producción y expedición.
La introducción de un articulo de las
existencias en la nomenclatura elegida, necesita un examen preciso de su
naturaleza y denominación, debiendo considerar como imprescindibles los
siguientes elementos de identificación que tienen que verse
representados en la codificación alfa-numérica a emplear:
- Nombre
- Material que lo constituye
- Las dimensiones
- El uso
- La referencia: si se trata de una pieza fabricada por o para la
empresa, el numero de plano o la especificación, citando la marca o
numero de referencia de un plano de conjunto o el de un catalogo y el
nombre del fabricante
- La unidad de cuenta: kilogramo, litro, centenar, millar, etc.
- El o los servicios utilizadores
La
clasificación debe hacerse de tal modo que cada material
ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización
en el almacén.
La codificación es una consecuencia de la clasificación de los
artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un
código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por
medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código alfabético, códigos numéricos y alfanuméricos.
Se prefiere la numeración decimal a los sistemas nemotecnicos
generalizados. El empleo de cifras permite toda clase de combinaciones y
ayuda a recordar y memorizar la identificación del material en
cuestión.
Identificación por códigos de barras
La primera patente
de código de barras fue registrada en 1952 . Los códigos de barra se basan en la
representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto
grosor y espaciado , que forman una estructura única que se traduce en
caracteres alfanuméricos que representan cierta información. Se trata de una sucesión de barras
oscuras sobre un fondo claro que permite el uso de lectores ópticos. Las barras
y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres.
Esta tecnología
permite alta precisión y velocidad en la captura de datos. En almacenes,
facilita la consignación de entrada y salida de materiales , su trazabilidad y
la toma física de inventarios.
Los sistemas mas conocidos son el UCC (Uniform Code Council) y el EAN (Eurppean
Article Numbering), que utiliza un código de 13 dígitos numéricos.
Las
ventajas que se pueden destacar de este sistema son:
Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo.
- Rápido control del stock de mercancías.
- Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento.
- El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación.
- Se imprime a bajos costos.
- Posee porcentajes muy bajos de error.
- Permite capturar rápidamente los datos.
- Los equipos de lectura e impresión de código de barras son fáciles de conectar e instalar.
- Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos.
Identificación por Radiofrecuencia
En la actualidad, la tecnología más extendida para
la identificación de objetos es la de los códigos de barras. Sin embargo, éstos
presentan algunas desventajas, como la escasa cantidad de datos que pueden
almacenar y la imposibilidad de ser reprogramados. La mejora ideada constituyó
el origen de la tecnología RFID(siglas de Radio Frequency IDentification),
en español identificación por radiofrecuencia) ; consiste en usar chips
de silicio que pudieran transferir los datos que almacenaban al lector sin
contacto físico, de forma equivalente a los lectores de infrarrojos
utilizados para leer los códigos de barras.
Es un sistema que se encuadra dentro de la familia de las Tecnologías de
Identificación Automática (A.I.T. en sus siglas en inglés), que utiliza
semiconductores y microelectrónica para permitir la escritura/lectura rápida y
fiable de datos contenidos en ciertos dispositivos, todo ello mediante ondas de
radio de diferentes frecuencias (LF, HF, UHF, SHF), sin necesidad de contacto
ni línea directa de visión, a distancias variables según el producto, capaz de
identificar elementos agrupados y que puede ser utilizado de manera muy
versátil e innovadora en múltiples procesos y actividades, permitiendo la
transformación y mejora de éstos.
RFID es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remoto que
usa dispositivos denominados etiquetas, tarjetas, transpondedores o tags RFID.
El propósito fundamental de la tecnología RFID es transmitir la identidad de un
objeto (similar a un número de serie único) mediante ondas de radio.
Las etiquetas RFID son unos dispositivos pequeños, similares a una pegatina,
que pueden ser adheridas o incorporadas a un producto, un animal o una persona.
Contienen antenas para permitirles recibir y responder a peticiones por
radiofrecuencia desde un emisor-receptor RFID.
El modo de funcionamiento de los sistemas RFID es simple. La etiqueta RFID, que
contiene los datos de identificación del objeto al que se encuentra adherido,
genera una señal de radiofrecuencia con dichos datos. Esta señal puede ser
captada por un lector RFID, el cual se encarga de leer la información y pasarla
en formato digital a la aplicación específica que utiliza RFID.
Un sistema RFID consta de los siguientes tres componentes:
- Etiqueta RFID : compuesta por una antena, un transductor radio y un material encapsulado o chip. El propósito de la antena es permitirle
al chip, el cual contiene la información, transmitir la información de
identificación de la etiqueta. Existen varios tipos de etiquetas. El
chip posee una memoria interna con una capacidad que depende del modelo y
varía de una decena a millares de bytes.
- Lector de RFID : compuesto por una antena, un transceptor y
un decodificador. El lector envía periódicamente señales para ver si
hay alguna etiqueta en sus inmediaciones. Cuando capta una señal de una
etiqueta (la cual contiene la información de identificación de esta),
extrae la información y se la pasa al subsistema de procesamiento de
datos.
- Subsistema de procesamiento de datos RFID: proporciona los medios de proceso y almacenamiento de datos.
Actualmente, la aplicación más importante de RFID es la logística. El uso de esta tecnología permite tener localizado cualquier producto dentro de la cadena de suministro.
En lo relacionado a la trazabilidad, las etiquetas podrían tener gran
aplicación ya que las mismas pueden grabarse, con lo que se podría
conocer el tiempo que el producto estuvo almacenado, en qué sitios, etc.
De esta manera se pueden lograr importantes optimizaciones en el manejo
de los productos en las cadenas de abastecimiento teniendo como base el
mismo producto, e independizándose prácticamente del sistema de
información.
Los beneficios y ventajas del RFID son
- Combinación de diferentes tecnologías la RFID e Internet.
- Audio libro para los jóvenes: cuando se reconoce el chip RFID, se
inicializa la lectura del libro en viva voz, y permite enriquecerlo de
diferentes maneras con aplicaciones interactivas y en línea, al mismo
tiempo que conserva su forma sobre papel.
- Proveedor de identificación y localización de artículos en la cadena
de suministro más inmediato, automático y preciso de cualquier
compañía, en cualquier sector y en cualquier parte del mundo.
- Lecturas más rápidas y más precisas (eliminando la necesidad de tener una línea de visión directa).
- Niveles más bajos en el inventario.
- Mejora el flujo de caja y la reducción potencial de los gastos generales.
- Reducción de roturas de stock.
- Capacidad de informar al personal o a los encargados de cuándo se
deben reponer las estanterías o cuándo un artículo se ha colocado en el
sitio equivocado.
- Disminución de la pérdida desconocida.
- Ayuda a conocer exactamente qué elementos han sido sustraídos y, si es necesario, dónde localizarlos.
- Integrándolo con múltiples tecnologías -vídeo, sistemas de
localización, etc.- con lectores de RFID en estanterías ayudan a
prevenir el robo en tienda.
- Mejor utilización de los activos.
- Seguimiento de sus activos reutilizables (empaquetamientos, embalajes, carretillas) de una forma más precisa.
- Luchar contra la falsificación (esto es primordial para la administración y las industrias farmacéuticas).
- Retirada del mercado de productos concretos.
- Reducción de costos y en el daño a la marca (averías o pérdida de ventas).
